Оргсхема. Как разработать структуру компании

к же как законы Ньютона дают возможность инженерам делать расчеты движения материальных объектов, так и оргструктура позволяет руководителям делать расчеты в отношении деятельности организации, предоставляющей свой ЦКП клиентам. И, конечно, применение любого закона требует понимания этого закона и здравого смысла.

Понять идеальное распределение функций между сотрудниками можно будет только в процессе развития бизнеса.

Осознанное распределение обязанностей позволяет руководителю видеть, где требуется расширение, и, конечно, оно не может произойти мгновенно, это всегда последовательность шагов. Невозможно просто начертить функциональную оргструктуру для нового бизнеса и сразу заполнить ее людьми — различные функции имеют разную трудоемкость, которая зависит и от вида бизнеса, и от этапа его развития. И, конечно, соотношение между количеством технических и административных сотрудников в разных видах бизнеса будет значительно отличаться.

После того как продукт произведен, необходимо оценить результат и сделать выводы о том, насколько он соответствует нашим собственным стандартам, а также найти то, что требует улучшения. Этим занимается отделение №5 «Квалификации»[6], которое отвечает за то, чтобы поддерживать и повышать уровень способности компании производить определенный ЦКП. Например, в Di Fara Pizza, о которой я упоминал раньше, функция 5-го отделения выполняется лишь в отношении качества самой пиццы. Но ЦКП пиццерии включает не только еду, но и обслуживание зала, и чистоту в кафе и туалетах, и наличие салфеток на столах, и многое другое. Пренебрегая контролем качества всех составляющих ЦКП, компания получает проблемы в обмене с клиентами. Как правило, компании создают люди, имеющие очень добрые намерения, они желают предоставлять клиентам продукт высокого качества, но, если нет подразделения, которое постоянно проверяет качество и добивается его роста, деятельность компании деградирует. Деградация качества предоставляемого продукта неизбежно приводит к необходимости затрачивать больше усилий на то, чтобы «проталкивать» продукт клиенту, на то, чтобы улаживать недовольства, на то, чтобы «отмывать» имя компании.

Собранный доход необходимо рационально использовать, за это отвечает отделение №3 «Финансовое»[5], которое управляет всеми активами компании (активы — это то, что можно использовать для получения прибыли: деньги, запасы материалов, товары на складе, оборудование и имущество компании). Здесь происходит сбор и учет всех денежных поступлений, планирование и осуществление всех расходов, контроль за использованием материалов, товаров и имущества, а также находятся все виды отчетности, связанные с деньгами и материальными ценностями. Это не означает, что руководитель Финансового отделения единолично принимает решения о том, как распределить полученный компанией доход. Совет, в который входят руководители отделений, еженедельно составляет предложение по распределению средств, которое должно быть одобрено высшим руководством компании, прежде чем эти счета будут оплачены. Но за то, чтобы подготовить все данные для работы этого совета и обеспечить его правильную работу по составлению предложения по распределению средств, отвечает Финансовое отделение. Эти функции гораздо шире, чем функции бухгалтерского или налогового учета. В малом бизнесе большая часть этих функций ложится на плечи руководителей, а главный бухгалтер берет на себя только некоторую часть работы отделения — бухгалтерский учет и отчетность. Можно сказать, что главная задача отделения №3 заключается в том, чтобы взять под контроль всю «энергию», которую компания получает извне в виде дохода, и затем разумно распределить и направить эту энергию с целью осуществления и расширения производства и обмена ЦКП.

После «идеи» и «построения» следующая функция — отделение №2 «Распространения»[3]. Это отделение отвечает за то, чтобы организация была обеспечена доходом, достаточным для ее успешной деятельности и развития. В нем находятся функции по продвижению продуктов клиентам, создание материалов и инструментов, способствующих осуществлению продаж, сами продажи и поддержание базы клиентов.

жалобы руководителей на нехватку продуктивных людей;
• перегруженность некоторых сотрудников, которая сдерживает развитие;
• увеличение хаоса с ростом количества сотрудников.

Следующая функция — это отделение №1 «Построения», конечно, имеется в виду построение организации. Организация состоит из людей, которые взаимодействуют друг с другом с целью предоставления определенного ЦКП. Поэтому построение заключается в том, чтобы эффективно распределять функции между сотрудниками и добавлять новых людей в организацию. Для того чтобы это действительно было «построением организации», следует нанять продуктивных людей, которые быстро бы прошли первичное обучение, обеспечить их всем необходимым для производства и затем следить, чтобы система взаимодействия сотрудников и подразделений эффективно работала. Когда в организации данная функция слабая, рост компании становится невозможным. Вот несколько основных признаков того, что эта функция в организации слабая:

Отделение, с которого начинается весь поток производства продукта, — №7 «Административное»[2]. Здесь находятся владелец и его офис или совет директоров — то есть те, кто определяют общие цели и направление развития компании, а также все высшие руководители компании. Можно сказать, что именно здесь создаются идеи о том, как будет действовать компания, составляются все основные планы, методы производства продукта, маркетинговая стратегия. Успех всей организации предопределяется успешностью идей, которые зарождаются здесь. Административное отделение не выполняет работу собственноручно, но задает ход деятельности всей остальной оргструктуры. Так как это отделение стоит, по сути, над всеми остальными, то его ЦКП — это успех самой компании, с одной стороны, и в то же время можно сказать, что его ЦКП — это продукт всей компании.

Функциональная оргструктура состоит из семи основных функций, каждая из которых производит свой ЦКП. Последовательное выполнение этих функций приводит к успешному предоставлению ЦКП всей компании. Подразделение, отвечающее за выполнение одной из семи функций, называют отделением[1]. Многие наши клиенты, применяющие оргструктуру, вместо слова «отделение» используют слово «департамент» или «управление», что имеет смысл особенно в тех областях деятельности, где термин «отделение» уже используется в другом значении. Банки, страховые компании, финансовые учреждения и государственные организации традиционно называют словом «отделение» свои местные филиалы. Если ваша компания работает в близкой к ним отрасли, чтобы не создавать путаницы, лучше слово «отделение» заменить более приемлемым. Но хочу заметить, что использование оригинального названия — «отделение» — тоже имеет смысл, так как в этом случае при изучении литературы, посвященной этому предмету, включая и данную книгу, сотрудникам не надо для обозначения одного и того же предмета пользоваться разными терминами.
Отделения расположены в определенном порядке, символизирующем общую последовательность действий, необходимых для успешной деятельности организации. Каждое из них имеет свой номер, нумерация идет слева направо, исключение составляет отделение №7, которое стоит первым в потоке — перед отделением №1. Рассмотрим эти функции последовательно, слева направо. В этой главе будет освещена только общая последовательность и взаимосвязь функций, в последующих главах каждое из отделений с его функциями и продуктами будет проанализировано более подробно.