Ваше время – в Ваших руках. Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время

Ваше время — в Ваших руках Лотар Зайверт Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время Предисловие к русскому изданию Я, как автор, испытываю особую гордость и радость от того, что выходит издание моей книги «Ваше время—в Ваших руках» в России. Можно ли вообще охватить и постичь такое понятие как ВРЕМЯ? Раз уж Вы взяли в руки книгу, чтобы больше узнать об этой теме, значит Вы в некоторой степени осознали, что с течением ВРЕМЕНИ уже миновали какие-то периоды Вашей жизни. Время, так же, как и здоровье, является нашим важнейшим богатством и одновременно самой большой проблемой! Есть очень меткое выражение: «Того, кто опаздывает, наказывает жизнь». Знание правил управления временем, независимо от особенностей национального характера и менталитета, помогут любому человеку лучше распределять свое время. Я желаю всем читательницам и читателям в России извлечь для себя максимальную пользу, применяя изложенные в данной книге современные приемы управления временем и методы рациональной организации труда. Немецкий поэт Иоганн Вольфганг фон Гете писал: «Только знать недостаточно, необходимо также применять свои знания на деле». Сосредоточьте свои усилия на том, что для Вас важнее всего. Правильно устанавливайте приоритеты и отказывайтесь от такой работы, которую за вас могут выполнить другие. Решающим фактором для достижения успеха является и всегда будет являться проследовательное применение на практике почерпнутых из данной книги знаний. Начните с самого простого, руководствуясь девизом: «Если не сейчас, то когда же?» Сегодня — первый день оставшейся Вам жизни. Известная русская пословица гласит: «Время покажет, кто прав». С максимальной отдачей используйте оставшееся время Вашей жизни! Сознательно управляйте своим временем и тогда Ваш жизненный путь сложится успешно. Я желаю Вам удачи и большого счастья. Искренне ваш проф. д-р Лотар Й. Зайверт 0. Введение: Управляйте сами своим временем с помощью метода Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть Результативным" Ален Макензи 0.1 Что такое самоменеджмент? «И куда только ушло мое время?» — стонет иной руководитель под бременем работы и стресса. Мы все знаем эту проблему. Все больше людей попадает в цейтнот. Но не столько перегрузка работой, сколько неумение планировать свое время вынуждает многих менеджеров проводить за письменным столом 60 часов в неделю (или, может быть, больше?). Перегрузка руководителя является следствием пересечения его многочисленных задач. Зачастую необходимо решать сразу много вопросов. Следствие: неправильно выбираются приоритеты, второстепенные дела не перепоручаются (не делегируются), поведение менеджера, оказывается, слишком зависит от событий дня, он отвлекается на второстепенные дела. Что такое самоменеджмент? Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное, использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Описанные в настоящей книге методы должны помочь Вам в осуществлении Ваших профессиональных и личных планов. Основная цель самоменеджмента состоит в том> чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни. В данной книге в первую очередь речь идет о том, как ситуацию, для которой типичны неупорядоченная работа и обусловленное внешними обстоятельствами выполнение заданий, преобразовать в ситуацию целесообразных и выполнимых задач. Даже если на Вас со всех сторон «сваливаются» различные задания и запросы и работа постоянно захлестывает Вас, Вы сможете благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, ежедневно выкраивать резерв времени (в том числе и для досуга) и освободиться для действительно руководящих функций. Изречение древних мореплавателей гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Многие менеджеры слишком сильно ориентированы на процесс деятельности, т. е. на полезность действия, и слишком слабо — на конечную цель, т. е. на результативность, о чем свидетельствует следующее противопоставление. МНОГИЕ МЕНЕДЖЕРЫ ПРЕДПОЧИТАЮТ правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела; решать проблемы вместо того, чтобы создавать творческие альтернативы; сберегать средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств; исполнять долг вместо того, чтобы добиваться результатов, снижать издержки вместо того, чтобы повышать прибыль. Нижеследующая анкета должна помочь Вам представить себе в первом приближении практикуемый Вами до сих пор стиль работы. Если Вы наберете менее 20 баллов, то это не должно Вас обескураживать. Просто Вам надо употребить свою энергию на устранение слабых мест. Это уже будет первым шагом на пути к последовательному САМОМЕНЕДЖМЕНТУ! Затронутые в 1–10 вопросах анкеты аспекты подробно рассматриваются в каждой из последующих глав. САМОМЕНЕДЖМЕНТ— насколько хорошо Вы справляетесь со своей работой? 1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования. 0 — почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда. 2. перепоручаю все, что может быть перепоручено. 0 — почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда. 3. За письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации. 0 — почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда. 4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно. 0 — почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда. 5. Каждый день составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь. 0 — почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда. 6. Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний. 0 — почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда. 7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности. 0 — почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда. 8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы. 0 — почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда. 9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно-важных» проблемах. 0— почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда. 10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела. 0— почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда. Если Вы теперь суммируете баллы, набранные Вами в результате проверки вашего рабочего стиля, то получите следующие результаты: 0–15 баллов: Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей Вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его. 16–20 баллов: Вы пытаетесь овладеть своим временем, но Вы не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех. 21–25 баллов: у Вас хороший самоменеджмент. 26–30 баллов: Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим Вас людям (в том числе и автору настоящей книги) приобщиться к Вашему опыту. Начинайте с улучшения себя самого! Все будет проще, реалистичнее и успешнее, если Вы не будете убеждать других в преимуществах Ваших мероприятий и методов, а станете сами работать лучше и результативнее. Десять преимуществ самоменеджмента: 5. Выполнение работы с меньшими затратами. 6. Лучшая организация труда. 7. Лучшие результаты труда. 8. Меньше спешки и стресса. 9. Больше удовлетворения от работы. 10. Большая мотивация труда. 11. Рост квалификации. 12. Меньшая загруженность работой. 13. Меньше ошибок при выполнении своих функций. 14.Достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем. Вашим самым главным преимуществом, очевидно, является то, что Вы используете и сберегаете свой самый дефицитный и важный ресурс — Ваше ВРЕМЯ! Если у Вас нет времени — проработайте эту книгу, чтобы у Вас было время! При последовательной проработке отдельных глав Вы научитесь: — рационально использовать имеющееся в Вашем распоряжении время; — мыслить целеустановочными категориями и работать в соответствии с целями; — с помощью планирования обретать уверенность в себе и избавляться от стрессов; — ежедневно добиваться успехов и выкраивать свободное время (не менее одного часа). Что Вы будете делать со своим ежедневным выигрышем во времени? 1. 2. 3. Это ваше личное решение относительно приоритетности. 0.2 Значение времени «Время — это наименее гибкий элемент в вашем существовании» Тед В. Энгстрем Мы хотим дать Вам возможность несколько сильнее прочувствовать значение и ценность времени. Попробуйте для начала ответить на следующие вопросы. Они будут углублены и развернуты по ходу дальнейшего изложения. 1. Вам хватает времени? Если Ваш ответ «нет», то он соответствует признанию абсолютного большинства управляющих. Э Изучение бюджета времени германских управляющих показало, что только 8 % из них не нуждаются в дополнительном времени, тогда как остальным опрошенным требуется от 10 до 100% добавочного времени. В общей сложности 65 % руководителей показали, что могли бы с толком использовать 20 % и более (до 100 %) дополнительного времени — это один или два дополнительных рабочих дня в неделю! Один из экспертов по рационализации труда (А. Маккензи) опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам: Из ста менеджеров: * лишь один имеет достаточно времени; * десятерым требуется на 10 % больше времени; * сорока менеджерам нужно 25 % дополнительного времени; * остальным не хватает 50 % времени. К сожалению для нашего руководящего состава «не иметь времени» и работать как можно больше и дольше стало своего рода символом статуса (служебного положения). Чем меньше времени имеет руководитель, тем более значительной персоной он кажется. А как обстоит дело у Вас? Не имеет ли каждый из нас одинаковое количество времени? Парадокс времени гласит: «Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть». Эти взамозависимости будут более подробно проанализированы в последующем изложении. 2. Что означает время для Вас? Именно в деловом мире наиболее часто употребляв ют поговорку «Время — деньги». Ау Вас? Время приравнено к деньгам? Время = деньги? Значат ли для Вас деньги больше, чем время? Время деньги? Наши тезисы: Время — это не только деньги. Время более значимо, чем деньги. Время — это нечто такое же, как сама жизнь. Для того чтобы осознать значение времени, представьте себе, что: — «время» — самое употребляемое имя существительное в немецком языке! — о времени в ФРГ справляются по телефону 235 млн. раз в год! Еще о значении времени: * Время необратимо. * Время нельзя накопить. * Время нельзя умножить. * Время нельзя передать. * Время проходит безвозвратно. 3. Как Вы обращаетесь со своим временем? Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием — временем. Поэтому учитесь эффективно расходовать свое время и восполняйте свои пробелы в этой сфере так же, как Вы это делаете, например, в сфере руководства людьми. Несколько высказываний разных авторов о значении менеджмента времени: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь» (Алан Лэкейн) «Время — самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распорядиться ничем другим» (Питер Друкер) «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех или неудачу» (Улърих Зиверт) Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но одно качество объединяет их всех: Они сознательно и системно используют свое время и освобождаются для выполнения истинно управленческих функций и для досуга. Бели фактор времени не подлежит увеличению и накоплению, то это значит, что личного успеха можно добиться лишь путем непрерывного и последовательного использования времени. Беречь время означает осознанно его планировать и оптимально использовать. 4. Сколько времени еще у Вас есть? Задумывались ли Вы над тем, сколько осталось в Вашем распоряжении времени для профессиональных и личных дел? В наш век, когда мы привыкли иметь дело с миллионными (если не с миллиардными) величинами, быстро проведенный расчет на модели определенно заставит кое над чем задуматься. Если Вы сложите обе величины (капитал рабочего времени + капитал свободного времени), Вы получите ВАШ ЛИЧНЫЙ ВРЕМЕННОЙ КАПИТАЛ. Для многих результат наверняка окажется неожиданным, так как в этой модели капитал свободного времени больше, чем капитал рабочего времени. Конечно, соотношение ежедневного рабочего времени и времени для досуга не могут быть абсолютно одинаковыми для каждого. Что ж, варьируйте число дней и часов! В любом случае можно констатировать: Личный временной капитал составляет в зависимости от возраста величину порядка лишь нескольких десятков тысяч часов! Даже если рабочее время составляет 10 часов ежедневно, трудовая жизнь длится в общей сложности менее 90000 часов (40 лет х 220 дней х 10 часов = 88000 часов). Если сложить вместе капиталы рабочего и свободного времени и исходить из оптимальных прогнозов, то можно считать, что Вы имеете максимально 200000 часов! «Самое важное в Вашей жизни — это в конечном счете Ваше время» (Алан Лэкейн) ЗАДУМАЙТЕСЬ НАД ЭТИМ! Сегодня начинается первый день остатка Вашей жизни! Живите осознанно во времени и находите время для важных дел! * Находите время для работы, это — условие успеха. * Находите время для размышлений, это — источник силы. * Находите время для игры, это — секрет молодости. * Находите время для чтения, это — основа знаний. * Находите время для Дружбы, это —— условие счастья. * Находите время для мечты, это — путь к звездам. * Находите время для любви, это — истинная радость жизни. * Находите время для веселья, это — музыка души. 0.3.Инвентаризация времени. Рабочий стиль, который Вы до сих пор практиковали (самоанализ) Предпосылкой того, что в Вашем личном рабочем стиле вообще что-либо изменится, является прежде всего представление о том, куда уходит Ваше время, что конкретно и как Вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочным. Проведите инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Этот шаг необходим! «Неправильный» рабочий стиль часто имеет следующие признаки: * не известно, на что вообще расходуется время; * не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел; * не известны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля; * не известно, какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность. Только если вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем вы тратите, вы вскроете действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля или самоменеджмента. Анализ использования времени Первый шаг — составление инвентарной описи все: видов деятельности, в которых вы участвовали кахкруководитель. Хорошим подспорьем здесь могут служить следующие рабочие таблицы: * анализ видов деятельности и расхода времени; * листок «дневных помех» (перерывов в работе). Заполните последовательно и без пропусков эти две " анкеты на примере трех (или более) типичных дней на следующей неделе. Будьте, пожалуйста, при этом по возможности честными и самокритичными, даже если у Вас возникает впечатление, что результаты будут разочаровывающими. Многие начинают производить «самокорректировку» и тем самым лишь вводят себя в заблуждение. Только честный анализ, предназначенный исключительно для Вашего личного употребления, подскажет Вам, как конкретно улучшить рабочий стиль. Анализ видов деятельности и расхода времени № Вид деятельности, занятий Интервал времени (от-до) Продолжительность (мин) А Б В Г Листок «дневных помех» № Помехи. Интервал времени (от — до) Продолжительность (мин.) Телефонный разговор или посетитель Кто? Пометки, например, причины «помех» Указания по методу записи (инвентаризации времени): * не менее важным, чем собственно инвентаризация времени, является выбор репрезентативных рабочих дней. Возьмите при соответствующих условиях целую рабочую неделю в качестве периода наблюдения; * не старайтесь производить немедленную регистрацию, избегайте более поздних записей по памяти (иначе будет утеряна наибольшая польза от Вашей инвентаризации времени). К формуляру «Анализ видов деятельности и расхода времени»: * не ограничивайтесь существенным и фиксируйте все виды деятельности в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки времени; * поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени. К формуляру «Дневные помехи»: * заносите сюда все «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посетители, время, потраченное на ожидание, и т. п.; * фиксируйте все, что Вас отрывает от дел: Н — начальник Кл — клиент Ко — коллега по профессии Пос — поставщик П — подчиненный Сем — семья С — секретарша Пр — прочие При заполнении формуляра помните о том, что ( записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда Вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как Вам внезапно пришло в голову, что Вы должны позвонить господину «Н»!). Два исходных пункта инвентаризации времени. Прежде чем Вы приступите к оценке результатов анкет, Вы должны определить, в каком виде Вы могли бы получить итоги. В центр анализа вы можете поставить либо позитивные, либо негативные аспекты. Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми вы можете работать. Анализ сильных сторон Каждый менеджер владеет множеством технических приемов, приводящих к успеху, — иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел. В этом смысле Вы уже сейчас представляете собой специалиста, владеющего техникой самоменеджмента! Рассмотрите инвентарную опись своего времени с таких позиций, чтобы выявить сильные стороны и преимущества Вашего личного рабочего стиля с целью систематически их развивать. Последовательно применяйте в повседневной практике уже известные Вам принципы самоменеджмента! Анализ слабых сторон Как только Вы вскроете свои личные слабые стороны, Вы сможете разработать исходные пункты и стратегию по их преодолению. Помощником и советчиком при этом послужит книга, которую Вы держите в руках! Обработка данных формуляра «Анализ видов деятельности и расхода времени». После того как Вы произвели учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, просмотрите каждую из заполненных вами таблиц и оцените течение рабочего дня по следующей схеме. 1. Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим критериям: Если окажется, что более чем на 10 % Ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у Вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3); А — Была ли работа необходимой? — Да — Нет Ответ «нет» занести также в граф «Б» и «В». Б — Были ли оправданы затраты времени? — Да — Нет В — Было ли целесообразным выполнение работы? — Да — Нет Г — Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? — Да — Нет Занесите ответы, соответствующие каждому виду деятельности, в отдельную колонку. 2. Определите общую продолжительность работы соответствующего дня (ПД). 3. Сосчитайте по каждой колонке продолжительность работ, по которым Вы дали ответ «нет» (A, Б, В, Г). 4. Проверьте расчеты по следующим соотношениям: а) Если окажется, что более чем на 10% Ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у Вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3); б) Если в более чем 10 % случаев расход времени был слишком велик, то Вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п.— см. гл. 2 и 4); в) Если в более чем 10 % случаев исполнение было нецелесообразным, то Вам необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации (см. гл. 4 и 6) г) Если более чем в 10 % случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у Вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т. п.— см. гл. 4 и 5). Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту! Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект! Обработка данных формуляра «Анализ помех». Попытайтесь определить факторы, отвлекающие Вас, и причины «помех». Вопросы для обработки данных: * какие «помехи» По Вашей оценке были наиболее дорогостоящими? * какие телефонные звонки оказались бесполезными? * какие посещения были ненужными? * какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее? * кто наиболее часто и без пользы отвлекал Вас отдел? * какие срочные меры Вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к Вам не пять, а один раз в день с «блоком» вопросов? Предложите сотруднику готовиться к разговору, например с помощью «Плана собеседований» в виде листка-памятки (см. 6.3). тем самым вы вынудите его настраиваться на четкую постановку вопросов и напомните ему о необходимости иметь при себе соответствующие документы. Анализ временных потерь Распознайте и определите в деталях с помощью обоих формуляров (анализа видов деятельности и расхода времени и анализа «дневных помех») критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки Вашего стиля. С помощью следующей самоанкеты из 50 пунктов проанализируйте практиковавшийся Вами до сих пор рабочий стиль и определите, в каких сферах вы теряете время. Потери времени при постановке цели ДА НЕТ Имею ли я систематический обзор всех задач, которые возникают в сфере моей деятельности? Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи моей работы с функционированием всего предприятия? Приходится ли мне выполнять слишком много различных дел? Занимаюсь ли я слишком многими различными проблемами и делами? Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей (целеориентированный менеджмент)? Работаю ли я регулярно над собой: развиваю ли новые идеи, расширяю ли свои знания, совершенствую ли навыки?